Zakelijke brief schrijven

Een zakelijke brief schrijven: weet jij het nog?

Die zakelijke brief schrijven was bij ons allemaal onderwerp van een proefwerk Nederlands. Afzender eerst of was het nou ontvanger? Of je nu bezwaar wilt aantekenen bij de belasting of een brief moet sturen naar je verzekeraar; je brief wordt serieuzer genomen als deze er strak uitziet!

Je komt een heel eind met je zakelijke brief als je let op de structuur, de inhoud en de toon van je brief. Met de volgende tips draai jij je hand er niet meer voor om.

 

 Structure, baby!

De structuur is het meest herkenbare van de zakelijke brief. Er zijn veel verschillende elementen die vermeld moeten worden in een bepaalde volgorde, allemaal gescheiden door een witregel. Zo staan naam en adres van de afzender altijd links bovenin, gevolgd door naam en adres van de ontvanger. De volgende regel bestaat uit de plaats en datum, gescheiden door een komma. Overzichtelijk is de ‘Betreft:’-regel waar in enkele woorden de inhoud van de brief staat uitgelegd. Het ‘Geachte meneer, mevrouw,’ sluit de formaliteiten af en je kunt beginnen aan de inhoud.

Het innerlijk telt

Voor de inhoud kun je een driedeling aanhouden. Een inleidend stuk, het middenstuk en één of meerdere afsluitende zinnen. Begin je eerste zin trouwens nooit beginnen met ‘Ik’. Gebruik een tijdsbepaling ‘Afgelopen week…’, ‘Onlangs…’ of het algemene ‘Naar aanleiding van…’ en schets de aanleiding van je brief. In het middenstuk raak je de kern van je verhaal: wat wil je dat er gebeurt naar aanleiding van deze brief? Je sluit af met een conclusie en een verwijzing naar het vervolg na de brief, bijvoorbeeld ‘Indien u nog vragen heeft, neem dan contact op met…’. Scheid de drie alinea’s met witregels en sluit af met ‘Met vriendelijke groet,’, eventueel witte ruimte voor je handtekening en daaronder je naam en eventueel je functie. Eventuele bijlages vermeld je hier weer onder (Bijlage:). Over het algemeen kun je proberen een zakelijke brief op een A4 te laten passen.

Wel zo vriendelijk

Het is wel gebruikelijk om ‘u’ aan te houden als aanspreekvorm. ‘U’ hoeft, behalve aan het begin van een zin, nooit met een hoofdletter. Ook bij het gebruik van de beleefdheidsvorm kun je nog aardig bot uit te hoek komen. Blijf altijd beleefd en bedenk dat je iets wilt van degene die je een brief stuurt. Hoe mooi je brief ook is uitgevoerd en vormgegeven, met vriendelijkheid kom je het verst!

 Zit jouw zakelijke brief al strak in het pak? Nee? Klop dan aan bij de tekstschrijvers van Lettergeniek – creatieve tekstprodukties en wij zorgen ervoor dat je met trots je handtekening plaatst onder jouw brief.

Door: Leonie Kohl

Vergelijkbare berichten

Geef een reactie