zakelijke brief schrijven: kun jij het nog?

Een zakelijke brief schrijven was voor velen ooit verplichte kost op school. Maar weet jij nog hoe het moet? Of je nu een klacht indient bij de gemeente, een brief stuurt naar een zorginstelling, of een belangrijk verzoek indient bij een wooncorporatie: een strak opgestelde brief wordt altijd serieuzer genomen.

Met een goede structuur, een sterke inhoud en een passende toon kom je al ver. Hier zijn een aantal tips waarmee jij eenvoudig een professionele zakelijke brief kunt opstellen.

De juiste structuur

De structuur van een zakelijke brief is essentieel. Er zijn vaste elementen die in een bepaalde volgorde geplaatst moeten worden, elk gescheiden door een witregel. Zo staan de naam en het adres van de afzender altijd links bovenaan, gevolgd door de naam en het adres van de ontvanger. Vervolgens vermeld je de plaats en datum, gescheiden door een komma.

Een duidelijke “Betreft”-regel, waarin je kort uitlegt waar de brief over gaat, zorgt voor overzicht. Na de formele aanhef “Geachte meneer/mevrouw,” kun je beginnen met de inhoud van je brief.

Inhoud: waar het om draait

Een zakelijke brief bestaat uit drie delen: de inleiding, het middenstuk en de afsluiting. Begin nooit met ‘Ik’, maar gebruik een tijdsbepaling zoals “Afgelopen week…” of “Naar aanleiding van…”. In de inleiding leg je kort uit waarom je schrijft.

In het middenstuk ga je in op de kern van je boodschap: wat wil je bereiken met deze brief? Sluit af met een duidelijke conclusie en vermeld wat de ontvanger daarna kan verwachten. Een voorbeeld: “Als je nog vragen hebt, neem dan contact op via…”.

Verdeel je tekst in alinea’s en scheid deze met witregels voor leesbaarheid. Sluit af met “Met vriendelijke groet,”, ruimte voor je handtekening, gevolgd door je naam en eventueel je functie. Vergeet niet eventuele bijlagen onderaan te vermelden.

Toon: vriendelijk en professioneel

Hoewel het gebruik van de beleefdheidsvorm “u” in zakelijke brieven gebruikelijk is, kun je beter de “jij”-vorm gebruiken om de brief persoonlijker en toegankelijker te maken. Blijf altijd beleefd, ook als je iets belangrijks te bespreken hebt. Vriendelijkheid opent deuren, en hoe goed je brief ook geschreven is, een positieve toon maakt het verschil.

Hulp nodig bij je zakelijke brief?

Is jouw zakelijke brief nog niet helemaal naar wens? De tekstschrijvers van Lettergeniek – creatieve tekstproducties – helpen je graag verder. Wij zorgen ervoor dat jij met een professionele en zelfverzekerde brief de juiste indruk maakt. Voor meer informatie kun je ons een mail sturen via info@lettergeniek.nl .