Structuur in de tent: nooit meer je document kwijt

Creatieve mensen willen nog weleens bekend staan als gezellige sloddervossen. Daar is niets mis mee – totdat je op een dag op zoek moet naar die ene tekst, ergens in die Bermudadriehoek die bekend staat als je harde schijf. Of had je hem toch verwijderd nadat je hem had geprint? Als je nu begint je teksten goed te ordenen, kun je jezelf een hoop tijd besparen – en zoeken we niet allemaal naar meer tijd om te schrijven?

Door: Marieke Uiterwaal

Deze heb je vaker gehoord: sla je tekst altijd op! Als je hard aan je meesterwerk hebt gewerkt, dan is niets zo erg als een vastlopende computer of een argeloze klik in de rechterbovenhoek. Je hebt mogelijkheden te over: harddrives, usb-sticks, Google Drive, Dropbox of een cloud service. En als je helemaal geen vertrouwen in de technologie meer hebt, dan is printen en inklapperen ook altijd nog een optie. Is je tekst belangrijk, sla hem dan op verschillende plaatsen op. Een computer kan kapotgaan, je usb-stick of je externe harde schijf kun je kwijtraken, je internetaansluiting kan het begeven… Als je voor meerdere manieren van opslaan kiest, dan weet je zeker dat je tekst veilig is en dat je hem kunt vinden als je hem nodig hebt.

Het ordenen van de digitale chaos

Goed, je luistert graag naar goed advies en hebt als gevolg hiervan nu een overvolle documentenmap. Met je verkenner kom je een heel eind, maar erg tijdbesparend of efficiënt is deze methode niet – vooral niet wanneer je de titel van een oudere tekst niet meer letterlijk weet. Tijd om je documenten goed te ordenen! Hier komen mappen goed van pas. Als je je teksten per project ordent, dan is de chaos per map al kleiner. Wil je je teksten echt snel terugvinden, dan is het ook handig om rekening te houden met de naam van je document. Je computer sorteert titels alfabetisch en daar kun je handig gebruik van maken. Getallen komen altijd als eerste. Begin de naam van je document daarom bijvoorbeeld met de datum, en dan op zijn internationaal: jaar-maand-dag. Op die manier staan je documenten altijd chronologisch in hun map op je te wachten. Ook belangrijk: verwijder teksten die je niet meer nodig hebt. De eindproducten waar je zo hard aan gewerkt hebt bewaar je natuurlijk. Alle onnodige kopieën, dubbele downloads en halve beginnetjes waar je nooit meer mee verder gaat, kun je pijnloos prullenbakkeren.

De losse flodders

Lang leve de 21^ste eeuw: dankzij apps als Evernote komen we niet meer om in citaten op memoblaadjes en ingevingen op achterkanten van enveloppen. Liever pen en papier? Vergeet in dat geval de post-its en begin een master notebook. Dit opschrijfboek gaat standaard in de tas en gebruik je om door de dag heen reminders op te schrijven, interessante ideeën vast te leggen of plannen voor toekomstige teksten te maken. Aan het eind van de dag loop je al die losse verzinsels nog eens door om te zien wat de moeite waard is om te onthouden. Als een losse flodder bij een lopend project hoort, dan kun je in de map van dat project een document met ideeën bijhouden, waar je de ideeën uit je notities van de dag in opslaat. Je kunt ook een document of een map aanleggen met inspiratie, citaten, nieuwe woorden of dingen die je hebt geleerd. Notities die met planning of afspraken te maken hebben gaan natuurlijk linea recta naar je (digitale) agenda.

Bespaar jij je liever de moeite? Neem contact op met Lettergeniek en laat je teksten aan ons over.